Jika diselenggarakan dengan baik, upacara wisuda merupakan acara istimewa yang mempertemukan orang-orang dengan cara yang biasanya tidak mungkin dilakukan pada kesempatan lain.
Upacara wisuda sebaiknya berlangsung dengan cukup lancar dan tidak perlu membosankan. Pembicara yang baik akan menyampaikan sesuatu yang penting dan menarik tanpa berbicara terlalu lama. Jika jumlah wisudawan cukup sedikit, Anda juga dapat membuat upacara wisuda terasa lebih pribadi bagi mereka.
Upacara wisuda biasanya mengikuti pola yang cukup baku, terlepas dari institusi atau jenjang kualifikasinya. Upacara tersebut memiliki bagian awal, tengah, dan akhir yang sangat jelas.
Upacara wisuda biasanya diselenggarakan sebagai acara tersendiri. Namun, jika wisuda diselenggarakan dalam suatu kebaktian gereja, pastikan tersedia cukup waktu untuk mencapai tujuan wisuda dan jangan mencampurkannya dengan bagian-bagian lain dari kebaktian tersebut.
Bagi para lulusan dan keluarga mereka ...
Para lulusan perlu merasakan bahwa hari tersebut adalah hari istimewa bagi mereka, bahwa kualifikasi yang mereka peroleh bernilai, dan bahwa mereka dihargai oleh perguruan tinggi. Wisuda biasanya merupakan titik penting dalam kehidupan mahasiswa, ketika mereka mengenang kembali pengalaman selama kuliah dan memandang ke depan kepada apa yang akan mereka lakukan selanjutnya. Wisuda juga sering menjadi perayaan bersama keluarga dan teman-teman, serta mungkin menjadi kesempatan untuk mengucapkan selamat tinggal kepada teman seangkatan yang mungkin tidak akan mereka temui lagi.
Bagi perguruan tinggi ...
Wisuda membangun identitas perguruan tinggi dengan mempertemukan orang-orang dalam suatu acara istimewa. Wisuda merupakan salah satu dari sedikit kesempatan ketika seluruh komunitas perguruan tinggi dapat berkumpul di satu tempat. Wisuda juga merupakan salah satu dari sedikit kesempatan ketika teman dan keluarga mahasiswa menghadiri acara besar perguruan tinggi. Identitas sebagai suatu komunitas sangat penting bagi perguruan tinggi yang kecil atau baru; perguruan tinggi yang lebih lama biasanya sudah memiliki rasa tradisi yang kuat.
Mengapa?
Mengapa upacara wisuda bersifat khidmat?
Di beberapa universitas, upacara wisuda sebenarnya merupakan sidang terbuka senat universitas, dan gelar secara resmi dianugerahkan dalam sidang tersebut. Di universitas lain, gelar dianugerahkan dalam sidang tertutup, sedangkan pada upacara wisuda para lulusan menerima ijazah mereka.
Upacara wisuda bersifat khidmat karena merupakan acara penting dan perlu menjadi hari yang istimewa bagi mahasiswa, keluarga mereka, dan perguruan tinggi. Berpakaian dan bersikaplah sesuai dengan pentingnya acara tersebut dan selenggarakanlah dengan suasana seremonial. Berikan penghormatan terhadap prestasi mahasiswa dan jadikanlah hari tersebut penting bagi mereka dan keluarga mereka. Oleh karena itu, pakaian sebaiknya cukup formal. Bagi pria, ini berarti mengenakan dasi dan jas, dan bagi wanita mengenakan pakaian dengan tingkat formalitas yang setara.
Sekalipun Anda menganggap suasana informal dalam upacara tidak menjadi masalah, para tamu mungkin tidak akan berpikir demikian, dan kemungkinan besar Anda sendiri juga tidak akan berpikir demikian di kemudian hari. Suasana informal mungkin terlihat menarik pada saat itu, tetapi jika dilihat kembali, hal tersebut dapat merendahkan nilai kualifikasi mahasiswa. Mahasiswa yang berpakaian terlalu santai sebaiknya tidak diwisuda. Jika Anda memimpin acara, improvisasi dan berbicara spontan tidak dapat menutupi kurangnya perencanaan.
Mengapa mengenakan pakaian akademik?
Tradisi pakaian akademik khusus berasal dari Abad Pertengahan. Setiap perguruan tinggi menentukan pakaian akademik bagi para lulusannya, dan bentuk pakaian akademik tertentu melambangkan kualifikasi tertentu, sebagaimana ijazah juga melambangkan kualifikasi tersebut.
Semua staf dan wisudawan sebaiknya mengenakan pakaian akademik yang benar sesuai dengan kualifikasi mereka. Jika tidak, mereka sebaiknya tidak ikut serta dalam upacara dan duduk bersama para tamu biasa.
Upacara wisuda merupakan saat ketika seorang lulusan memperoleh hak untuk mengenakan pakaian akademik. Oleh karena itu, banyak upacara wisuda dengan suatu cara melambangkan diperolehnya hak untuk mengenakan pakaian akademik. Cara yang paling baik adalah petugas wisuda cukup memindahkan tali toga pada topi dari atas mata kiri ke atas mata kanan. Dengan demikian, pakaian akademik menjadi lengkap dan benar. (Dalam beberapa upacara, petugas wisuda mengenakan hood atau selempang kepada wisudawan selama upacara, tetapi cara ini agak merepotkan ketika mengenakan pakaian formal karena orang harus mengangkat tangan, merapikan pakaian tersebut, dan sebagainya.)
Apa saja yang ada dalam upacara wisuda?
Sebelum upacara
Rombongan prosesi sebaiknya disusun di luar ruangan dan tidak terlihat oleh para tamu.
Mulailah dengan prosesi
MC meminta semua orang untuk berdiri.
Staf dan para wisudawan masuk dalam prosesi dengan para pejabat senior perguruan tinggi berada di bagian depan. Para staf menuju tempat mereka di panggung. Dalam wisuda kecil, mahasiswa dapat memiliki tempat di panggung, tetapi dalam wisuda besar mereka duduk di barisan depan yang telah disediakan. Mereka tetap berdiri di tempat masing-masing.
MC mempersilakan semua orang untuk duduk setelah seluruh peserta prosesi telah mencapai tempat duduk mereka.
Pendahuluan
Bagian ini dapat mencakup sambutan seperti biasanya, penjelasan mengenai apa yang akan berlangsung, perkenalan tamu khusus, acara khusus, dan sebagainya. Di beberapa universitas, dimulainya acara merupakan pernyataan resmi pembukaan sidang Senat universitas.
Dalam wisuda yang sangat kecil, mungkin tersedia cukup waktu untuk memperkenalkan setiap wisudawan secara pribadi dan menyampaikan beberapa hal mengenai mereka. Atau Anda dapat memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk berbicara tentang diri mereka sendiri. (Topiknya biasanya mencakup pengalaman mereka selama kuliah atau harapan dan rencana mereka setelah lulus.)
Prosesi pemberian ijazah
MC membacakan nama setiap wisudawan. Wisudawan kemudian maju ke depan, menerima ijazah, berjabat tangan, mungkin tali toga pada topinya dipindahkan dan foto diambil, kemudian menuju tempat tertentu untuk berdiri atau duduk. Nama mahasiswa yang lulus secara in absentia juga dibacakan beserta nama kualifikasi yang mereka peroleh.
Mulailah dengan kualifikasi yang paling rendah, kemudian lanjutkan ke kualifikasi yang lebih tinggi, dan akhiri dengan kualifikasi yang paling tinggi. Untuk mahasiswa dengan kualifikasi yang sama, panggil mereka berdasarkan urutan alfabet nama keluarga.
Agar proses berlangsung lancar, MC memanggil orang berikutnya sementara orang sebelumnya masih sedang berjabat tangan.
Kecuali dalam wisuda yang sangat kecil, tepuk tangan cenderung memperlambat prosesi wisuda dan membuatnya agak membosankan. Sebaiknya tepuk tangan tidak dilakukan sampai mahasiswa terakhir selesai diwisuda. Dalam wisuda yang sangat besar, mahasiswa dapat diwisuda per kelas atau kelompok, dan tepuk tangan diberikan setelah setiap kelas atau kelompok selesai.
Acara lainnya
Bagian ini sebaiknya sangat singkat. (Pidato yang panjang biasanya membosankan dan dapat merusak suasana wisuda.) Acara dapat mencakup:
hadiah atau penghargaan akademik
pidato dari salah seorang penerima hadiah atau penghargaan
pidato dari seorang mahasiswa senior mewakili para wisudawan
pidato dari seorang staf akademik senior atau sponsor utama
doa pengutusan
dan sebagainya.
Pembicara
Pembicara menyampaikan pidato wisuda kepada para lulusan, sementara para hadirin turut mendengarkan.
Penutupan
Para tamu khusus dan staf membentuk prosesi untuk keluar dari aula atau meninggalkan panggung, dan upacara wisuda pun selesai. Mahasiswa tidak ikut dalam prosesi ini. MC dapat meminta para hadirin untuk tetap duduk sampai prosesi selesai.
Cara merencanakan wisuda
Jika Anda melakukannya dengan baik, kesan positif akan bertahan selama foto-foto wisuda masih terpajang di ruang keluarga para lulusan. Bahkan, semua orang akan menikmati wisuda tersebut dan mungkin tidak akan menyadari bahwa Anda telah melakukan pekerjaan yang sangat baik.
Namun, orang akan memperhatikan dan mengingat kesalahan, yang sebenarnya dapat dicegah dengan perencanaan yang baik. Wisudawan mudah melakukan kesalahan yang memalukan karena:
Ini adalah acara istimewa sehingga mereka mungkin gugup dan mudah lupa.
Mereka akan menghadapi banyak hal yang mengalihkan perhatian, seperti sesama wisudawan, keluarga dan teman, pakaian yang tidak biasa, mungkin tempat yang asing, dan sebagainya.
Mereka mungkin merasa malu atau canggung berdiri di depan hadirin.
Kebanyakan mungkin tidak begitu tahu apa yang harus dilakukan; mereka belum pernah diwisuda sebelumnya dan mungkin sudah lupa apa yang mereka lihat ketika terakhir kali menghadiri wisuda.
Beberapa orang yang lebih muda bahkan mungkin bertingkah berlebihan untuk menutupi rasa gugup mereka.
Tugaskan seseorang secara khusus untuk merencanakan wisuda.
Mulailah merencanakan jauh sebelumnya. Wisuda yang sederhana cukup mudah direncanakan, tetapi tetap perlu direncanakan dengan baik. Perencanaan wisuda biasanya menjadi tanggung jawab Dekan Akademik atau orang yang ditunjuk untuk mewakilinya.
Siapa saja yang akan diwisuda?
Buatlah daftar dan periksa bahwa setiap orang telah memenuhi semua persyaratan kelulusan. Jika belum, mereka tidak boleh diwisuda dan tidak boleh menjadi bagian dari upacara wisuda.
Hal ini terdengar jelas, tetapi beberapa perguruan tinggi ingin memberikan sesuatu kepada mahasiswa agar mereka dapat ikut diwisuda bersama teman-temannya dan tidak merasa malu. Namun, menjadi “sedikit lulus” sama saja seperti menjadi “sedikit hamil”.
Tentukan tempat
Pesan tempat tersebut jika perlu. Periksa sendiri fasilitas yang tersedia agar Anda dapat merencanakan siapa yang akan duduk di mana, berjalan ke mana, berdiri di mana, dan sebagainya.
Hari apa dan pukul berapa?
Pagi, siang, atau malam? Waktu mana yang paling sesuai bagi Anda, staf, dan mahasiswa?
Delegasikan tugas
Tunjuk seorang Master of Ceremonies (MC). MC sebaiknya bukan orang yang sama dengan orang yang menyerahkan ijazah, karena MC perlu membaca daftar nama, memastikan wisudawan memiliki cukup waktu untuk berjalan ke depan dan menerima ijazah, lalu segera memanggil wisudawan berikutnya.
Petugas yang mewisuda. Anda memerlukan seseorang yang benar-benar menyerahkan ijazah dan berjabat tangan dengan para lulusan, biasanya Ketua Badan Pengurus, pimpinan perguruan tinggi, atau tamu khusus.
Petugas yang menangani ijazah. Dijelaskan di bawah.
Seseorang untuk memindahkan tali toga dan berjabat tangan. Ini bersifat opsional, tetapi biasanya dilakukan oleh tamu khusus atau staf senior.
Undang seorang pembicara.
Tunjuk seorang fotografer. Anda tetap memerlukan foto meskipun wisudanya sederhana dan Anda tidak menggunakan fotografer profesional.
Anda memerlukan seorang pengatur panggung untuk memberi aba-aba kepada wisudawan agar naik ke panggung jika jumlah mereka terlalu banyak untuk berada di panggung sekaligus.
Seorang teknisi suara.
Petugas penerima dan pengarah tamu.
Tentukan makanan atau minuman yang akan disediakan setelah acara
Anda dapat menyediakan sesuatu yang sederhana, tetapi lakukan dengan baik atau jangan menyediakan apa pun. Dalam wisuda besar, banyak mahasiswa mengadakan pesta atau perayaan keluarga sendiri setelah acara. Jika ada orang yang datang dari luar kota, Anda mungkin perlu menyediakan makanan.
Bagaimana dengan buku acara?
Sampul depan buku acara biasanya memuat logo dan nama perguruan tinggi, tanggal wisuda, dan tempat penyelenggaraan. Di bagian dalam setidaknya harus terdapat susunan acara wisuda dan daftar semua wisudawan beserta kualifikasi masing-masing. Anda dapat menambahkan berbagai hal lain, termasuk informasi dan foto tamu khusus, informasi tentang mahasiswa, foto mahasiswa, dan judul tesis.
Berikan informasi kepada mahasiswa
Beritahukan kepada mereka sedini mungkin mengenai tanggal dan tempat, apa yang akan diwajibkan dari mereka, dan berapa biaya yang harus mereka keluarkan.
Pesan pakaian akademik untuk mahasiswa yang akan diwisuda
Anda perlu memesan topi dan toga terlebih dahulu dari tempat penyewaan. Dapatkan informasi mengenai ukuran dan biaya, serta pastikan Anda mengetahui bagaimana pembayarannya akan dilakukan. Apakah diperlukan uang jaminan? Hood dan selempang mungkin perlu dibuat secara khusus.
Pesan pakaian akademik untuk staf akademik
Jangan berasumsi bahwa semua staf akademik memiliki pakaian akademik sendiri. Sebagian mungkin sama sekali tidak memilikinya, dan sebagian mungkin harus bepergian untuk menghadiri wisuda sehingga tidak dapat membawa pakaian akademik mereka sendiri. Staf akademik mengenakan pakaian akademik dari institusi tempat mereka memperoleh kualifikasi, sehingga Anda mungkin perlu berkonsultasi dengan mereka. Misalnya, mereka mungkin dapat membawa hood sendiri tetapi mengenakan toga hitam polos.
Rencanakan pergerakan di panggung
Menjaga agar wisuda sesederhana mungkin akan memudahkan semua orang. Wisudawan perlu mengetahui bagaimana mereka naik ke panggung, ke mana mereka harus pergi untuk menerima ijazah, di mana mereka harus berdiri setelah diwisuda, kapan harus duduk, serta kapan dan dari mana mereka harus turun dari panggung. Staf juga perlu mengetahui dengan tepat apa yang harus dilakukan dan di mana mereka harus berada.
Jika jumlah wisudawan terlalu banyak untuk berada di panggung, mereka akan duduk di barisan depan tempat duduk hadirin. Keadaan menjadi lebih sulit jika mereka juga harus berjalan ke tengah panggung yang sangat lebar, atau jika lantai panggung berderit atau menimbulkan gema. Pengaturan waktu dan pergerakan perlu dikelola dengan cermat:
Pasang tanda Reserved pada tempat duduk tersebut sebelumnya.
Tunjuk seorang petugas/pengatur panggung yang khusus bertugas menjaga agar orang-orang tetap terorganisasi dan bergerak dengan cepat.
Buatlah sistem agar sejumlah besar wisudawan dapat bergerak ke panggung dengan sederhana dan efisien sehingga mereka tidak membuang waktu untuk berdesakan atau bergerak perlahan dari tempat duduk mereka.
Buat petunjuk tertulis
Siapkan petunjuk langkah demi langkah yang jelas dan sederhana serta diagram yang secara khusus sesuai dengan tempat penyelenggaraan Anda. Fotokopi petunjuk tersebut dan bagikan pada awal latihan.
Rencanakan anggaran
Jika Anda menyelenggarakan wisuda di tempat sendiri bagi orang-orang dengan kualifikasi yang tidak memerlukan pakaian akademik, pengeluaran Anda mungkin hanya berupa waktu dan biaya mencetak buku acara. Selanjutnya, biaya dapat dengan mudah meningkat sebesar anggaran yang tersedia. Sebagian biaya sebaiknya dibebankan kepada para lulusan, khususnya biaya pakaian akademik dan foto. Tentukan pengaturan yang paling sesuai bagi perguruan tinggi Anda.
Siapkan tempat
Tempat duduk apa yang diperlukan di panggung?
Bagaimana orang akan naik ke panggung?
Bagaimana dengan sistem suara dan pencahayaan?
Apakah ada risiko orang tersandung kabel?
Di mana orang akan berdiri?
Apakah Anda perlu memberi tanda di lantai untuk menunjukkan tempat orang harus berdiri?
Di mana mikrofon akan ditempatkan?
Apakah diperlukan podium untuk pembicara?
Apakah diperlukan meja untuk meletakkan ijazah?
Adakan latihan
Percaya atau tidak, Anda perlu mengadakan latihan wisuda di tempat penyelenggaraan untuk memastikan bahwa semua orang mengetahui apa yang harus dilakukan, di mana harus berdiri, ke mana harus pergi, dan sebagainya.
Biasanya cukup jika semua orang datang lebih awal pada hari pelaksanaan, tetapi pastikan mereka benar-benar datang tepat waktu. Sediakan waktu tambahan bagi wisudawan untuk mengenakan topi dan toga karena mereka belum terbiasa mengenakannya.
Siapkan ijazah
Pastikan ijazah telah dicetak, ditandatangani, dan siap sebelumnya. Masukkan ijazah ke dalam map atau gulung dan ikat dengan pita. Apa pun caranya, nama penerima harus dicantumkan di bagian luar. Ijazah sebaiknya disusun di atas meja, atau mungkin di atas baki yang dipegang oleh seseorang. Memegang semua ijazah dengan tangan tidak akan berjalan dengan baik.
Seorang petugas lain harus diberi tugas khusus untuk mencari ijazah berikutnya yang akan diserahkan dan memberikannya kepada petugas yang mewisuda. (Kemungkinan ijazah menjadi tidak berurutan atau sulit ditemukan cukup besar.) Alternatifnya, yang mungkin mengecewakan mahasiswa, adalah menyerahkan gulungan kertas simbolis di panggung dan memberikan ijazah yang sebenarnya secara terpisah setelah acara.
Tidak efektif jika petugas yang mewisuda berusaha melakukan semua hal berikut secara bersamaan:
memegang semua ijazah
menjaga agar semuanya tetap berurutan
mendengarkan nama berikutnya yang dipanggil
mencari ijazah berikutnya
memastikan nama pada ijazah sesuai dengan nama yang dipanggil
melihat ke arah mahasiswa
menyerahkan ijazah kepada mahasiswa
berjabat tangan, dan
tersenyum untuk difoto.
Bayangkan jika semua orang di auditorium harus menunggu sementara petugas yang mewisuda di panggung membolak-balik setumpuk ijazah untuk mencari ijazah yang benar. (Kemungkinan terburuk bahkan tidak terlalu sulit dibayangkan; bagaimana jika petugas tersebut menjatuhkan beberapa ijazah?)
Lakukan evaluasi setelah acara
Setelah wisuda, evaluasilah pelaksanaannya dalam rapat staf. Apa yang berjalan dengan baik? Apa yang akan Anda lakukan secara berbeda pada kesempatan berikutnya? Apa yang dapat menciptakan suasana dan tradisi khas perguruan tinggi Anda? Simpan semua catatan perencanaan agar wisuda tahun berikutnya menjadi jauh lebih mudah untuk direncanakan.
Lampiran: Istilah
Cap: Topi akademik (mortarboard)
Diploma: Kualifikasi yang dicetak pada selembar kertas (meskipun kualifikasinya adalah Sertifikat atau gelar, bukan hanya Diploma). Istilah teknisnya adalah testamur, tetapi istilah ini tidak banyak digunakan.
Gown: Toga akademik
Graduand: Seseorang yang akan diwisuda dalam upacara wisuda
Graduate: Seseorang yang sudah diwisuda
In absentia: Diwisuda pada saat itu tetapi tidak hadir dalam upacara
Mortarboard: Jenis topi datar yang merupakan bagian dari pakaian akademik. Kebanyakan memiliki empat sudut, tetapi di Indonesia memiliki lima sudut. Pada beberapa gelar doktor, tidak digunakan mortarboard, melainkan sejenis topi lunak yang disebut bonnet, sedangkan yang lain menggunakan tam, yaitu sejenis topi akademik yang lebih kecil.
Tassel: Tali berumbai yang tergantung pada topi akademik (mortarboard)
Testamur: Lihat diploma di atas.
Saya menciptakan istilah graduator untuk menyebut orang yang menyerahkan ijazah karena saya membutuhkan istilah untuk peran tersebut. Namun, graduator sebenarnya bukan kata baku dalam bahasa Inggris.
Pembukaan upacara wisuda di Indonesia
Kami sebagai Ketua dan Rektor [nama lembaga]
dan atas nama [nama lembaga]
membuka
Sidang Terbuka Dewan Kurator Bersama
untuk pelaksanaan
Wisuda Perdana [kedua, ketiga ...] [nama lembaga] Tahun [tahun]
Selamat datang. Kiranya Tuhan memberkati.
Daftar Periksa Perencanaan Wisuda
Daftar ini juga dapat disusun kembali menjadi daftar periksa akhir yang lebih singkat dengan kotak centang untuk dicetak.
Panitia wisuda
Siapa saja yang akan menjadi anggota panitia wisuda?
Siapa yang akan menjadi ketua panitia?
Siapa yang akan menjadi bendahara atau petugas pembukuan?
Jabatan apa lagi yang diperlukan dalam panitia?
Siapa yang memiliki wewenang untuk mengambil keputusan akhir?
Seberapa sering panitia akan mengadakan rapat?
Siapa yang akan menyiapkan dan membagikan notulen rapat panitia?
Siapa yang akan memantau kemajuan berdasarkan jadwal perencanaan?
Tanggal dan jadwal perencanaan
Pada tanggal berapa wisuda akan diselenggarakan?
Pukul berapa wisuda akan dimulai dan berakhir?
Apakah tanggal tersebut bertepatan dengan hari libur nasional, hari raya keagamaan, ujian, atau acara besar lainnya?
Tenggat waktu utama apa saja yang perlu ditetapkan?
Kapan tempat, pembicara, katering, pakaian akademik, sertifikat, dan pencetakan harus dikonfirmasi?
Siapa yang akan menyiapkan jadwal keseluruhan perencanaan?
Anggaran dan keuangan
Bagaimana Anda akan menetapkan anggaran yang memadai tetapi tetap terjangkau?
Bagaimana biaya wisuda akan dibayar?
Apakah wisudawan atau tamu akan dikenakan biaya?
Apakah perguruan tinggi akan memberikan subsidi untuk sebagian biaya acara?
Apakah Anda akan mencari sponsor atau sumbangan?
Catatan keuangan apa saja yang perlu disimpan?
Siapa yang akan menyetujui pengeluaran?
Bagaimana pembayaran dan penggantian biaya akan ditangani?
Apakah Anda akan memasukkan dana cadangan untuk pengeluaran tak terduga?
Siapa yang akan menyiapkan laporan keuangan akhir?
Tempat
Apakah Anda akan menyewa atau meminjam tempat?
Apakah tempat tersebut tersedia pada tanggal yang diinginkan?
Apakah tempat tersebut cukup besar untuk wisudawan, staf, tamu, dan pejabat?
Berapa kapasitas maksimum tempat duduk?
Apakah tempat tersebut dapat diakses oleh penyandang disabilitas?
Apakah tersedia toilet dan ruang ganti yang memadai?
Apakah tersedia ruangan yang sesuai bagi wisudawan untuk berkumpul?
Apakah tersedia ruang tunggu yang sesuai bagi pembicara dan tamu khusus?
Apakah tersedia tempat parkir yang memadai?
Apakah diperlukan petugas parkir?
Apakah tersedia transportasi umum?
Peralatan dan perabot apa saja yang sudah tersedia di tempat tersebut?
Pengaturan kebersihan apa yang diperlukan sebelum dan sesudah acara?
Apakah diperlukan izin atau asuransi?
Apa saja peraturan tempat tersebut mengenai katering, dekorasi, fotografi, musik, dan peralatan listrik?
Wisudawan
Siapa yang memenuhi syarat untuk diwisuda?
Siapa yang akan memastikan bahwa setiap wisudawan telah memenuhi semua persyaratan kelulusan?
Kapan daftar akhir wisudawan akan dikonfirmasi?
Siapa yang akan memeriksa ejaan nama setiap wisudawan?
Siapa yang akan memeriksa kualifikasi yang diberikan kepada setiap wisudawan?
Bagaimana wisudawan akan mengonfirmasi apakah mereka akan hadir?
Informasi dan petunjuk apa yang harus dikirimkan kepada wisudawan?
Kapan dan di mana wisudawan harus berkumpul?
Berapa banyak tamu yang boleh diundang oleh setiap wisudawan?
Bagaimana wisudawan melaporkan kebutuhan aksesibilitas, kebutuhan makanan, atau kebutuhan khusus lainnya?
Apa yang akan dilakukan jika seorang wisudawan tidak dapat hadir?
Penghargaan akademik dan sertifikat
Siapa yang akan menyiapkan sertifikat, ijazah, atau penghargaan?
Siapa yang akan memeriksa dengan teliti nama, kualifikasi, tanggal, dan tanda tangan sebelum dicetak?
Siapa yang akan menandatangani sertifikat?
Apakah akan digunakan map sertifikat atau tempat penyajian khusus?
Dalam urutan apa wisudawan akan menerima penghargaan mereka?
Siapa yang akan menyusun sertifikat dalam urutan yang benar?
Siapa yang akan menyerahkan sertifikat kepada orang yang akan memberikannya kepada wisudawan?
Apa yang akan dilakukan jika terdapat kesalahan pada sertifikat?
Bagaimana sertifikat akan diberikan kepada wisudawan yang tidak dapat hadir?
Apakah akan ada hadiah, medali, atau penghargaan khusus?
Siapa yang akan mengonfirmasi nama dan keterangan penghargaan bagi penerima penghargaan khusus?
Pakaian akademik
Bagaimana Anda akan mengatur pakaian akademik?
Siapa yang akan bertanggung jawab atas hal tersebut?
Apakah pakaian akademik akan dibeli, disewa, atau dipinjam?
Pakaian akademik apa yang diperlukan untuk wisudawan, staf akademik, dan pejabat?
Bagaimana ukuran yang benar akan ditentukan?
Kapan pakaian akademik akan dibagikan?
Siapa yang akan membantu wisudawan mengenakan pakaian akademik dengan benar?
Bagaimana dan kapan pakaian akademik yang dipinjam atau disewa akan dikembalikan?
Apa yang akan dilakukan jika pakaian akademik hilang atau rusak?
Susunan acara wisuda
Bagaimana urutan acara akan disusun?
Berapa lama upacara wisuda sebaiknya berlangsung?
Siapa yang akan bertindak sebagai MC?
Siapa yang akan menyiapkan naskah MC?
Siapa yang akan membuka upacara secara resmi?
Apakah akan ada prosesi masuk dan prosesi keluar?
Di mana peserta prosesi akan berkumpul sebelumnya?
Siapa yang akan memimpin prosesi?
Urutan apa yang akan digunakan dalam prosesi?
Siapa yang akan menyerahkan penghargaan?
Siapa yang akan membacakan nama wisudawan?
Siapa yang akan memeriksa cara pengucapan nama?
Siapa yang akan mengarahkan wisudawan naik dan turun dari panggung?
Apakah akan ada doa, pembacaan Alkitab, lagu kebangsaan, atau unsur seremonial lainnya?
Apakah akan ada pertunjukan musik?
Apakah musik akan dimainkan secara langsung atau menggunakan rekaman?
Siapa yang akan menyiapkan musik dan memastikan musik dimainkan pada waktu yang tepat?
Apakah akan ada ucapan terima kasih?
Siapa yang akan menutup upacara secara resmi?
Pembicara dan tamu khusus
Siapa yang akan menjadi pembicara utama?
Siapa yang akan mengundang pembicara?
Topik dan durasi pidato seperti apa yang akan diminta?
Apakah pembicara memerlukan biaya perjalanan, akomodasi, transportasi, atau honorarium?
Siapa yang akan berkomunikasi dengan pembicara sebelum acara?
Siapa yang akan menyambut dan membantu pembicara ketika tiba?
Siapa lagi yang akan berbicara selama upacara?
Pejabat, anggota badan pengurus, tokoh masyarakat, atau tamu khusus mana yang akan ikut serta?
Peran apa yang akan dimiliki oleh setiap pejabat atau tamu khusus?
Siapa yang akan menyiapkan kata pengantar dan informasi biografis?
Pengaturan tempat duduk apa yang akan dibuat untuk pembicara dan tamu khusus?
Apa yang akan dilakukan jika pembicara utama tidak dapat hadir?
Undangan dan kehadiran
Siapa yang akan Anda undang?
Berapa banyak orang yang dapat diundang?
Siapa yang akan menyiapkan daftar tamu?
Siapa yang akan mengirim undangan?
Apakah undangan akan berbentuk cetak atau elektronik?
Kapan undangan akan dikirim?
Informasi apa yang harus dicantumkan dalam undangan?
Apakah tamu diwajibkan memberikan konfirmasi kehadiran?
Bagaimana konfirmasi kehadiran akan dicatat?
Apakah tamu memerlukan tiket?
Bagaimana tiket akan dibagikan dan diperiksa?
Siapa yang akan menghubungi kembali tamu undangan yang belum memberikan jawaban?
Apakah perwakilan media akan diundang?
Akomodasi dan transportasi
Apakah perlu disediakan akomodasi bagi orang yang melakukan perjalanan jauh?
Siapa yang akan mengatur akomodasi?
Siapa yang akan membayar biaya akomodasi?
Apakah akan disediakan transportasi antara bandara, terminal bus, tempat menginap, dan tempat wisuda?
Siapa yang akan mengoordinasikan pengaturan transportasi?
Apakah peta dan petunjuk perjalanan akan dikirimkan kepada para tamu?
Makanan dan keramahtamahan
Apakah Anda akan menyediakan makanan lengkap?
Apakah Anda akan menyediakan makanan ringan atau minuman sebelum atau sesudah upacara?
Apakah perguruan tinggi akan menyediakan makanan sendiri atau menggunakan jasa katering dari luar?
Siapa yang akan mengatur katering?
Untuk berapa orang makanan perlu disediakan?
Bagaimana kebutuhan makanan khusus dan alergi makanan akan diketahui?
Di mana makanan akan disiapkan dan disajikan?
Meja, kursi, peralatan makan, dan peralatan penyajian apa yang diperlukan?
Siapa yang akan menyajikan makanan?
Siapa yang akan membersihkan setelah acara?
Apakah makanan ringan atau minuman akan disediakan secara terpisah bagi pembicara, pejabat, staf, dan relawan?
Bagaimana air minum akan disediakan?
Buku acara
Apakah para peserta akan diberikan buku acara cetak?
Siapa yang akan mengumpulkan informasi untuk buku acara?
Siapa yang akan menulis dan menyunting buku acara?
Siapa yang akan mengerjakan desain grafis?
Informasi apa yang akan dimasukkan dalam buku acara?
Apakah buku acara akan mencantumkan nama wisudawan, pembicara, pejabat, penerima penghargaan, dan anggota panitia?
Siapa yang akan memeriksa semua nama dan rincian sebelum dicetak?
Berapa banyak eksemplar yang akan dicetak?
Kapan buku acara harus dikirim ke percetakan?
Apakah versi elektronik juga akan disediakan?
Papan petunjuk dan desain visual
Papan petunjuk apa saja yang diperlukan?
Apakah Anda memerlukan spanduk?
Apakah Anda memerlukan grafis layar atau slide proyeksi?
Apakah Anda memerlukan tanda arah untuk parkir, registrasi, toilet, tempat duduk, pakaian akademik, dan konsumsi?
Apakah diperlukan tanda tempat duduk yang telah dipesan?
Siapa yang akan mengerjakan desain grafis?
Siapa yang akan menyetujui desain?
Siapa yang akan mengatur pencetakan atau produksi?
Siapa yang akan memasang dan melepas tanda-tanda tersebut?
Dekorasi panggung dan tempat
Dekorasi panggung apa yang diperlukan?
Apakah Anda akan menggunakan bunga, spanduk, bendera, podium, perabot, atau latar belakang?
Siapa yang akan merancang tata letak panggung?
Siapa yang akan menyediakan dan memasang dekorasi?
Apakah dekorasi akan mengganggu pergerakan, pandangan, pencahayaan, atau pintu keluar darurat?
Siapa yang akan melepas dan mengembalikan dekorasi setelah upacara?
Pengaturan tempat duduk
Siapa yang akan menyiapkan denah tempat duduk?
Di mana wisudawan akan duduk?
Di mana staf akademik dan pejabat akan duduk?
Di mana tamu khusus akan duduk?
Apakah tempat duduk akan disediakan khusus bagi anggota keluarga?
Bagaimana tempat duduk yang mudah diakses akan disediakan?
Bagaimana tamu akan diarahkan ke tempat duduk mereka?
Apakah orang yang datang terlambat akan diperbolehkan masuk selama upacara?
Registrasi dan penerimaan tamu
Apakah tamu diwajibkan melakukan registrasi ketika tiba?
Di mana registrasi akan dilakukan?
Siapa yang akan menyiapkan daftar registrasi?
Apakah tanda pengenal nama diperlukan?
Siapa yang akan menyambut para tamu?
Siapa yang akan membagikan buku acara?
Siapa yang akan menjawab pertanyaan dan memberikan petunjuk arah?
Bagaimana tamu khusus akan dikenali dan didampingi?
Staf dan relawan
Berapa banyak staf dan relawan yang diperlukan?
Siapa yang akan merekrut mereka?
Tugas apa yang akan diberikan kepada setiap orang?
Siapa yang akan melatih petugas pengarah tamu, penyambut tamu, petugas panggung, dan petugas registrasi?
Siapa yang akan mengawasi staf dan relawan selama acara?
Apakah relawan akan menerima petunjuk tertulis atau lembar tugas?
Bagaimana staf dan relawan akan berkomunikasi selama acara?
Apakah makanan atau minuman akan disediakan untuk mereka?
Jadwal dan latihan
Tetapkan jadwal kedatangan orang-orang di tempat wisuda.
Tetapkan jadwal penataan tempat.
Tetapkan jadwal bagi wisudawan untuk melakukan registrasi, menerima pakaian akademik, dan berkumpul.
Tetapkan jadwal kedatangan pembicara, pejabat, staf, dan relawan.
Tetapkan jadwal untuk melakukan latihan lengkap.
Siapa yang wajib menghadiri latihan?
Siapa yang akan memimpin latihan?
Apakah prosesi, pergerakan di panggung, penyerahan penghargaan, pidato, musik, dan fotografi akan dilatih?
Siapa yang akan menyiapkan jadwal terperinci untuk hari pelaksanaan?
Apakah setiap orang yang bertanggung jawab akan menerima salinan jadwal tersebut?
Fotografi dan video
Fotografi apa yang diperlukan?
Apakah Anda akan menunjuk fotografer profesional?
Apakah akan diambil foto resmi setiap wisudawan ketika menerima penghargaan?
Apakah akan diambil foto kelompok?
Apakah foto akan diambil sebelum, selama, atau setelah upacara?
Di mana fotografer diperbolehkan berdiri?
Apakah anggota keluarga diperbolehkan mengambil foto selama upacara?
Apakah upacara akan direkam dalam bentuk video?
Apakah upacara akan disiarkan secara langsung melalui internet?
Siapa yang akan memperoleh izin fotografi dan perekaman yang diperlukan?
Bagaimana foto akan dibagikan?
Apakah versi elektronik akan dikirim melalui email atau tersedia secara daring?
Apakah salinan cetak akan dijual?
Siapa yang akan mengelola pemesanan dan pembayaran?
Berapa lama foto dan rekaman akan disimpan?
Pengaturan audio-visual dan teknis
Mikrofon apa yang diperlukan?
Apakah mikrofon akan tersedia di podium dan area penyerahan penghargaan?
Apakah diperlukan peralatan proyeksi dan layar?
Apakah akan digunakan slide presentasi, video, musik, atau grafis layar?
Siapa yang akan menyiapkan dan mengoperasikan peralatan audio-visual?
Kapan semua peralatan akan diuji?
Apakah akan tersedia mikrofon cadangan, baterai, kabel, dan berkas presentasi cadangan?
Apakah diperlukan akses internet yang andal?
Apakah dukungan teknis akan tersedia selama seluruh acara?
Apa yang akan dilakukan jika terjadi pemadaman listrik atau kerusakan peralatan?
Aksesibilitas dan kebutuhan khusus
Bagaimana tamu dan wisudawan akan melaporkan kebutuhan aksesibilitas?
Apakah tersedia akses untuk kursi roda?
Apakah tersedia toilet yang dapat diakses oleh penyandang disabilitas?
Apakah diperlukan penerjemah bahasa isyarat?
Apakah bahan cetak perlu disediakan dalam huruf besar atau format lain yang mudah diakses?
Apakah bantuan akan tersedia bagi orang dengan keterbatasan mobilitas, pendengaran, atau penglihatan?
Siapa yang akan bertanggung jawab mengoordinasikan pengaturan aksesibilitas?
Keselamatan dan manajemen risiko
Risiko apa saja yang mungkin dihadapi?
Apa yang dapat dilakukan untuk mengelola risiko tersebut?
Siapa yang akan menyiapkan penilaian risiko?
Apa prosedur darurat di tempat tersebut?
Di mana pintu keluar darurat?
Siapa yang akan memastikan bahwa pintu keluar dan lorong tetap bebas dari hambatan?
Pengaturan pertolongan pertama apa yang akan tersedia?
Siapa saja kontak darurat?
Bagaimana pergerakan kerumunan akan dikelola?
Bagaimana risiko listrik, kebakaran, keamanan pangan, dan keamanan umum akan dikelola?
Apa yang akan dilakukan jika terjadi cuaca buruk?
Apa yang akan dilakukan jika tempat tidak dapat digunakan?
Apa yang akan dilakukan jika pembicara, pejabat, penyedia katering, fotografer, atau pemasok membatalkan?
Apakah diperlukan asuransi?
Bagaimana keselamatan anak-anak dan orang-orang yang rentan akan dijaga?
Komunikasi
Bagaimana Anda akan berkomunikasi dengan anggota panitia wisuda?
Bagaimana Anda akan berkomunikasi dengan badan pengurus atau dewan perguruan tinggi?
Bagaimana Anda akan berkomunikasi dengan wisudawan?
Bagaimana Anda akan berkomunikasi dengan staf dan relawan?
Bagaimana Anda akan berkomunikasi dengan tamu khusus, termasuk pembicara dan pejabat yang ikut serta dalam upacara?
Siapa yang akan menjadi orang penghubung utama untuk setiap kelompok?
Apakah komunikasi akan dilakukan melalui email, telepon, aplikasi pesan, surat, atau rapat?
Bagaimana keputusan dan perubahan penting akan dicatat?
Siapa yang akan memelihara daftar kontak?
Bagaimana pesan mendesak akan disampaikan pada hari pelaksanaan?
Publisitas dan media
Apakah wisuda akan dipublikasikan?
Siapa yang akan menyiapkan siaran pers, pengumuman di situs web, dan unggahan media sosial?
Apakah media lokal akan diundang?
Siapa yang berwenang berbicara kepada media?
Apakah foto atau kisah tentang wisudawan akan dipublikasikan?
Izin apa yang diperlukan?
Apakah akan digunakan tagar resmi acara?
Siapa yang akan memantau dan mengelola liputan media sosial?
Dokumentasi
Siapa yang akan menyiapkan naskah MC?
Siapa yang akan menyiapkan pidato, kata pengantar, doa, dan keterangan penghargaan?
Siapa yang akan menyiapkan lembar aba-aba bagi pengatur panggung dan staf teknis?
Siapa yang akan menyiapkan lembar tugas bagi staf dan relawan?
Siapa yang akan menyiapkan daftar kontak dan informasi darurat?
Di mana versi akhir semua dokumen akan disimpan?
Siapa yang akan memastikan bahwa versi terbaru dibagikan?
Konfirmasi akhir satu atau dua minggu sebelum wisuda
Konfirmasikan pemesanan tempat.
Konfirmasikan tanggal dan waktu upacara.
Konfirmasikan daftar akhir wisudawan.
Konfirmasikan ejaan dan pengucapan semua nama wisudawan.
Konfirmasikan kehadiran pembicara, pejabat, dan tamu khusus.
Konfirmasikan susunan acara.
Konfirmasikan MC dan orang yang akan menyerahkan penghargaan.
Konfirmasikan sertifikat dan penghargaan.
Konfirmasikan pengiriman dan pembagian pakaian akademik.
Konfirmasikan jumlah peserta untuk katering dan kebutuhan makanan khusus.
Konfirmasikan denah tempat duduk.
Konfirmasikan fotografer dan pengaturan video.
Konfirmasikan peralatan audio-visual dan staf teknis.
Konfirmasikan staf dan relawan.
Konfirmasikan pengaturan transportasi dan akomodasi.
Konfirmasikan pengaturan aksesibilitas.
Pastikan buku acara, tanda, spanduk, dan grafis layar telah siap.
Konfirmasikan pengaturan pertolongan pertama, keadaan darurat, dan keamanan.
Bagikan jadwal akhir untuk hari pelaksanaan.
Laksanakan latihan lengkap.
Pada hari wisuda
Siapa yang akan membuka dan memeriksa tempat?
Siapa yang akan memastikan bahwa tempat duduk, tanda, dekorasi, dan peralatan telah siap?
Siapa yang akan memeriksa bahwa sertifikat dan penghargaan telah disusun dengan benar?
Siapa yang akan mendaftarkan wisudawan dan membagikan pakaian akademik?
Siapa yang akan menyambut pembicara dan tamu khusus?
Siapa yang akan memberikan pengarahan kepada staf dan relawan?
Siapa yang akan mengawasi prosesi dan pergerakan di panggung?
Siapa yang akan mengelola waktu selama upacara?
Siapa yang akan menangani masalah atau keadaan darurat?
Siapa yang akan mengawasi pembersihan dan pengembalian peralatan?
Setelah wisuda
Siapa yang akan mengumpulkan dan mengembalikan pakaian akademik yang dipinjam atau disewa?
Siapa yang akan mengembalikan peralatan dan dekorasi yang disewa?
Siapa yang akan memeriksa tempat setelah acara?
Siapa yang akan membayar tagihan yang masih belum dilunasi?
Siapa yang akan menyiapkan laporan keuangan akhir?
Siapa yang akan mengirim surat ucapan terima kasih kepada pembicara, pejabat, relawan, donatur, dan pemasok?
Bagaimana foto dan rekaman akan dibagikan?
Bagaimana sertifikat akan disampaikan kepada wisudawan yang tidak hadir?
Apakah umpan balik akan dikumpulkan dari wisudawan, tamu, staf, dan relawan?
Kapan panitia akan bertemu untuk mengevaluasi acara?
Apa yang berjalan dengan baik?
Masalah apa yang terjadi?
Apa yang perlu diubah untuk wisuda berikutnya?
Siapa yang akan menyiapkan laporan akhir acara?
Di mana buku acara, naskah, anggaran, foto, laporan, dan dokumen perencanaan akan diarsipkan untuk digunakan di masa mendatang?