Application to a Research Ethics Committee
Permohonan Panitia Etika Penelitian

Collated and edited by Ross Woods, 2026

In an application to a research ethics committee (often called an Institutional Review Board or IRB), you must propose what you plan to do in a highly detailed, procedural manner. The focus is on operational steps, explicit protections, and regulatory compliance.

These two examples are model statements to be used in applications for ethical approval of a research article where:

  1. Research will be conducted by focus groups
  2. It will be done within the researcher's own organization
  3. It will pose negligible risk of harm to participants
  4. All data will be de-identified.

They are intended to cover the necessary requirements for institutional approval, participant rights, and the specific considerations of conducting "insider research" with employees and with students.

The IRB may waive written consent under some circumstances, for example, if the research is minimal risk and doesn't usually require written consent outside the research setting. (45 CFR 46.117(c). However, IRBs will still require oral consent.

Minimal risk means the same risk as involved in ordinary daily life. The official definition is: Minimal risk means that the probability and magnitude of harm or discomfort anticipated in the research are not greater in and of themselves than those ordinarily encountered in daily life or during the performance of routine physical or psychological examinations or tests. (Reference)

How to use them

  1. These statements can form only part of your application. You also need a date of application, your name and contact details, and information about your proposed research.
  2. The usefulness of these statements will depend on the practices of your particular research ethics committee.
  3. You may freely copy and paste these statements for your own use, and modify them how you wish. They are CC0 (“CC Zero”) in Creative Commons. However, your institution might require you to give a reference to this page.
  4. You will need to modify at least the section in square brackets [].
  5. You may refer to yourself in singular (the researcher) but some institutions now allow or prefer first person (I or we).

1. Employee Focus Group

Use this for applications involving organizational staff, where mitigating workplace power dynamics is the primary concern.

Proposed Ethics and Compliance Protocol

Institutional Approval

The researchers submit this protocol to the [Insert Institution Name] Research Ethics Committee for review and approval. The researchers will not begin any research activities, recruitment, or data collection until the Committee issues written approval.

Participant Autonomy & Informed Consent

Before convening the focus groups, the researchers will provide all prospective participants with a plain-language Participant Information Sheet describing the study’s scope. The researchers will obtain informed consent from each participant before the session begins. Participation is entirely voluntary. The researchers will inform candidates, both in writing and verbally at the start of each session, that they may decline to participate or withdraw from the study at any time during the focus group without penalty, prejudice, or any negative consequence to their employment status.

Mitigation of Power Dynamics (Insider Research)

The researchers will implement the following safeguards to eliminate coercion and address the inherent power imbalances associated with internal organizational research:

  • An independent third-party gatekeeper who has no supervisory role over potential participants will manage all recruitment activities.
  • The recruitment documentation will explicitly state that participation—or the decision to decline—has no bearing on professional performance reviews, career progression, or workplace evaluations. The researchers will not know the identities of individuals who decline to participate.

Data Management, Confidentiality, and De-identification

The study poses negligible risk of harm to participants. To protect participants' identities and maintain confidentiality, the researchers will implement the following data management protocols:

  • The researchers will record focus groups on secure devices and immediately transfer the recordings to a password-protected server.
  • During transcription, the researchers will fully de-identify all data by replacing names and identifiable organizational markers with alphanumeric codes.
  • After verifying the transcripts, the researchers will securely and permanently delete the original audio recordings.

2. Student Focus Group

Use this for applications involving a student cohort, where protecting academic evaluation and grading integrity from instructor influence is paramount.

This application qualifies for exemption as normal educational practices in normal educational settings. (§46.104(d)(1) of United States Code of Federal Regulations (CFR) Part 46: Protection of Human Subjects (2018)), although it still requires ethical compliance.

This application qualifies for exemption as normal educational practices in normal educational settings. (Reference), although it still requires ethical compliance.

Proposed Ethics and Compliance Protocol

Institutional Review & Oversight

The researchers submit this research design to the [Insert College Name] Institutional Review Board (IRB) for review and approval before implementation. The researchers will not begin any research activities, recruitment, or data collection until the Committee issues written approval.

Voluntary Participation & Consent Framework

The researchers will obtain informed consent from all student participants before any focus group activities begin. Participation is strictly voluntary. Students may withdraw from the focus group at any time during the session without providing a reason and without experiencing any academic or personal disadvantage.

Safeguards Against Academic Coercion

The researchers will maintain the following protocols to protect students from the effects of the student–teacher hierarchy and ensure genuinely voluntary participation within the investigators' own institution:

  • The course instructor/investigator will not recruit students directly. Instead, an independent third party (e.g., an administrative assistant or an automated learning management system broadcast) will manage all recruitment to ensure that students do not feel pressured to participate.
  • The recruitment and consent materials will explicitly state that participation, non-participation, or subsequent withdrawal will have no effect on students' academic standing, course grades, assignment evaluations, or relationships with faculty.

Risk Assessment and Data Security

The research design presents negligible risk to participants and involves no greater potential for discomfort or harm than a standard classroom discussion. To ensure anonymity, the researchers will implement the following data security measures:

  • The researchers will de-identify all focus group data immediately after transcription.
  • The researchers will not attach identifying student information, student numbers, or specific course sections to the final datasets or analytical reports.
  • The researchers will store all digital files on a secure, password-protected network drive that only the primary investigators can access.

Dalam suatu permohonan kepada panitia etik penelitian (sering disebut Institutional Review Board atau IRB), Anda harus mengusulkan apa yang akan Anda lakukan secara sangat rinci dan prosedural. Fokusnya adalah pada langkah-langkah operasional, perlindungan yang dinyatakan secara eksplisit, dan kepatuhan terhadap peraturan.

Dua contoh berikut merupakan pernyataan model yang dapat digunakan dalam permohonan persetujuan etik untuk suatu artikel penelitian, dengan kondisi bahwa:

  1. Penelitian akan dilakukan melalui kelompok fokus (focus group)
  2. Penelitian akan dilaksanakan di dalam organisasi peneliti sendiri
  3. Penelitian hanya menimbulkan risiko yang dapat diabaikan (negligible risk) terhadap para peserta
  4. Seluruh data akan dianonimkan (de-identified).

Pernyataan-pernyataan ini dimaksudkan untuk memenuhi persyaratan yang diperlukan bagi persetujuan institusi, perlindungan hak-hak peserta, serta pertimbangan khusus dalam melakukan penelitian orang dalam (insider research) baik terhadap karyawan maupun mahasiswa.

Dalam keadaan tertentu, IRB dapat membebaskan persyaratan persetujuan tertulis, misalnya apabila penelitian hanya menimbulkan risiko minimal dan biasanya tidak memerlukan persetujuan tertulis di luar konteks penelitian (45 CFR 46.117(c)). Namun demikian, IRB tetap akan mensyaratkan adanya persetujuan lisan.

Risiko minimal (Minimal risk) berarti risiko yang sama dengan yang dihadapi dalam kehidupan sehari-hari. Definisi resminya adalah: Risiko minimal berarti bahwa probabilitas dan besarnya bahaya atau ketidaknyamanan yang diantisipasi dalam penelitian tidak lebih besar dengan sendirinya daripada yang biasa ditemui dalam kehidupan sehari-hari atau selama pelaksanaan pemeriksaan atau tes fisik atau psikologis rutin. (Reference)

Cara menggunakannya

  1. Pernyataan-pernyataan ini hanya merupakan sebagian dari isi permohonan Anda. Anda juga perlu mencantumkan tanggal pengajuan, nama dan informasi kontak Anda, serta informasi mengenai penelitian yang diusulkan.
  2. Manfaat pernyataan-pernyataan ini bergantung pada praktik yang berlaku di komite etik penelitian di institusi Anda.
  3. Anda bebas menyalin dan menggunakan pernyataan-pernyataan ini serta mengubahnya sesuai kebutuhan. Pernyataan-pernyataan ini dilepas ke domain publik melalui lisensi CC0 (CC Zero) dari Creative Commons. Namun demikian, institusi Anda mungkin mengharuskan Anda mencantumkan referensi ke halaman ini.
  4. Anda setidaknya perlu mengubah bagian yang berada di dalam tanda kurung siku [].
  5. Anda dapat menyebut diri Anda dalam bentuk tunggal (peneliti), tetapi beberapa institusi kini mengizinkan atau lebih menyukai penggunaan sudut pandang orang pertama (saya atau kami).

1. Kelompok Fokus Karyawan

Gunakan contoh ini untuk permohonan penelitian yang melibatkan staf organisasi, ketika pengelolaan dinamika kekuasaan di tempat kerja menjadi perhatian utama.

Usulan Protokol Etik dan Kepatuhan

Persetujuan Institusional

Para peneliti mengajukan protokol ini kepada Komite Etik Penelitian [Masukkan Nama Institusi] untuk ditinjau dan disetujui. Para peneliti tidak akan memulai kegiatan penelitian, perekrutan peserta, maupun pengumpulan data sampai Komite memberikan persetujuan tertulis.

Otonomi Peserta & Persetujuan Setelah Mendapatkan Informasi

Sebelum kelompok fokus dilaksanakan, para peneliti akan memberikan kepada semua calon peserta Lembar Informasi Peserta yang ditulis dengan bahasa yang mudah dipahami dan menjelaskan ruang lingkup penelitian. Para peneliti akan memperoleh persetujuan setelah mendapatkan informasi (informed consent) dari setiap peserta sebelum sesi dimulai. Partisipasi sepenuhnya bersifat sukarela. Para peneliti akan memberi tahu para calon peserta, baik secara tertulis maupun secara lisan pada awal setiap sesi, bahwa mereka berhak menolak untuk berpartisipasi atau mengundurkan diri dari penelitian kapan saja selama kelompok fokus berlangsung tanpa dikenai sanksi, perlakuan yang merugikan, ataupun konsekuensi negatif terhadap status pekerjaan mereka.

Pengelolaan Dinamika Kekuasaan (Insider Research)

Para peneliti akan menerapkan perlindungan berikut untuk menghilangkan unsur paksaan dan mengatasi ketidakseimbangan kekuasaan yang melekat dalam penelitian internal organisasi:

  • Seorang perantara independen dari pihak ketiga yang tidak memiliki hubungan supervisi terhadap calon peserta akan menangani seluruh proses perekrutan.
  • Dokumen perekrutan akan secara tegas menyatakan bahwa keikutsertaan—atau keputusan untuk tidak ikut serta—tidak akan memengaruhi penilaian kinerja, peluang pengembangan karier, maupun evaluasi di tempat kerja. Para peneliti tidak akan mengetahui identitas individu yang memutuskan untuk tidak berpartisipasi.

Pengelolaan Data, Kerahasiaan, dan Anonimisasi

Penelitian ini hanya menimbulkan risiko yang dapat diabaikan terhadap para peserta. Untuk melindungi identitas peserta dan menjaga kerahasiaan data, para peneliti akan menerapkan prosedur pengelolaan data berikut:

  • Para peneliti akan merekam sesi kelompok fokus menggunakan perangkat yang aman dan segera memindahkan rekaman tersebut ke server yang dilindungi kata sandi.
  • Selama proses transkripsi, para peneliti akan menganonimkan seluruh data dengan mengganti nama serta penanda organisasi yang dapat mengidentifikasi individu dengan kode alfanumerik.
  • Setelah memverifikasi hasil transkripsi, para peneliti akan menghapus rekaman audio asli secara permanen dan aman.

2. Kelompok Fokus Mahasiswa

Gunakan contoh ini untuk permohonan penelitian yang melibatkan sekelompok mahasiswa, ketika perlindungan terhadap integritas penilaian akademik dan pemberian nilai dari pengaruh dosen merupakan perhatian utama.

Permohonan ini memenuhi syarat untuk memperoleh pengecualian sebagai praktik pendidikan yang normal dalam lingkungan pendidikan yang normal. (Referensi), meskipun tetap harus memenuhi persyaratan kepatuhan etik.

Usulan Protokol Etik dan Kepatuhan

Tinjauan dan Pengawasan Institusional

Para peneliti mengajukan rancangan penelitian ini kepada Institutional Review Board (IRB) [Masukkan Nama Perguruan Tinggi] untuk ditinjau dan disetujui sebelum penelitian dilaksanakan. Para peneliti tidak akan memulai kegiatan penelitian, perekrutan peserta, maupun pengumpulan data sampai Komite memberikan persetujuan tertulis.

Kerangka Partisipasi Sukarela & Persetujuan Setelah Mendapatkan Informasi

Para peneliti akan memperoleh persetujuan setelah mendapatkan informasi (informed consent) dari seluruh mahasiswa peserta sebelum kegiatan kelompok fokus dimulai. Partisipasi sepenuhnya bersifat sukarela. Mahasiswa dapat mengundurkan diri dari kelompok fokus kapan saja selama sesi berlangsung tanpa harus memberikan alasan dan tanpa mengalami kerugian akademik maupun pribadi.

Perlindungan terhadap Paksaan Akademik

Para peneliti akan menerapkan protokol berikut untuk melindungi mahasiswa dari dampak hierarki dosen–mahasiswa dan memastikan bahwa partisipasi benar-benar bersifat sukarela di dalam institusi tempat para peneliti bekerja:

  • Dosen/peneliti tidak akan merekrut mahasiswa secara langsung. Sebagai gantinya, pihak ketiga yang independen (misalnya staf administrasi atau pengumuman melalui sistem manajemen pembelajaran) akan mengelola seluruh proses perekrutan agar mahasiswa tidak merasa tertekan untuk berpartisipasi.
  • Dokumen perekrutan dan persetujuan akan secara tegas menyatakan bahwa keikutsertaan, ketidakikutsertaan, maupun pengunduran diri setelah bergabung tidak akan memengaruhi status akademik mahasiswa, nilai mata kuliah, penilaian tugas, ataupun hubungan mereka dengan dosen.

Penilaian Risiko dan Keamanan Data

Rancangan penelitian ini hanya menimbulkan risiko yang dapat diabaikan bagi para peserta dan tidak menimbulkan potensi ketidaknyamanan atau bahaya yang lebih besar daripada diskusi kelas biasa. Untuk menjamin anonimitas, para peneliti akan menerapkan langkah-langkah pengamanan data berikut:

  • Para peneliti akan menganonimkan seluruh data kelompok fokus segera setelah proses transkripsi selesai.
  • Para peneliti tidak akan menyertakan informasi identitas mahasiswa, nomor mahasiswa, maupun kode atau identitas kelas tertentu dalam kumpulan data akhir ataupun laporan analisis.
  • Para peneliti akan menyimpan seluruh berkas digital pada media penyimpanan jaringan yang aman, dilindungi kata sandi, dan hanya dapat diakses oleh para peneliti utama.

CC BY-NC-ND
This work is released under a CC BY-NC-ND license, which means that you are free to do with it as you please as long as you (1) properly attribute it, (2) do not use it for commercial gain, and (3) do not create derivative works. Link
Disclaimer: Artificial Intelligence (AI) was used in some parts of this book. If AI plagiarized your content, contact the author with evidence to initiate changes.